Cara Menulis Email Resmi Beserta Contohnya

Cara Menulis Email Resmi Beserta Contohnya

Pada artikel ini kami akan membahas tentang cara menulis email resmi beserta contohnya. Sebagaimana yang kita ketahui bersama, bahwa email merupakan salah satu alat komunikasi. Dengan email kita bisa berkomunikasi dengan orang lain secara personal untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan bisnis.

Menulis email untuk keperluan pribadi mungkin tidak ada aturan yang baku. Kita bisa menulis email dengan gaya bahasa yang santai namun tetap mengedepankan adab dalam penulisannya. Akan tetapi, dalam menulis email untuk keperluan bisnis, ada beberapa aturan yang perlu kita indahkan. Karena email untuk bisnis termasuk dalam email formal atau resmi yang mewakili instansi atau lembaga tertentu. Sehingga penulisan email resmi atau formal bisa mencerminkan profesionalitas dari suatu instansi atau lembaga.

Saking pentingnya hal tersebut maka pada halaman ini kami akan coba berbagi kepada Anda tentang cara menulis email resmi. Tidak hanya itu, kami juga akan memberikan contoh email resmi yang bisa Anda pelajari. Sehingga harapan kami ke depan Anda tidak akan mengalami kesulitan lagi dalam menulis email resmi untuk keperluan bisnis.

Cara Menulis Email Resmi Beserta Contohnya

Menggunakan Nama dan Alamat Email Profesional

Sebelum kita membahas lebih jauh tentang cara menulis email resmi, hal pertama yang perlu kita perhatikan adalah penggunaan alamat email profesional. Pada artikel yang berjudul Contoh Alamat Email Profesional Dan Cara Membuatnya, kami mendefinisikan alamat email profesional sebagai alamat email yang menggunakan nama domain sendiri. Contohnya adalah [email protected].

Sedangkan untuk nama email profesional lebih baik menuliskan nama lengkap Anda seperti Muhammad Sholeh, atau nama depan/nama belakang dari perusahaan Anda. Contohnya Sholeh dari Emailkerja.id.

Untuk membuat alamat email profesional ini caranya sangat mudah. Anda hanya perlu menyewa domain dengan ekstensi apapun, lalu untuk emailnya Anda bisa menggunakan layanan Emailkerja.id secara gratis agar Anda bisa mengirim dan menerima email dengan alamat email Anda sendiri. Jadi kalau saat ini Anda belum punya alamat email profesional, segera saja mendaftar di Emailkerja.id. Gratis.

Menulis Subject Email Yang Ringkas, Jelas dan Mewakili Isi Email Anda

Menggunakan alamat email profesional dalam menulis email resmi sudah. Berikutnya adalah menulis subject email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email Anda.

Misalkan Anda ingin mengirimkan proposal penawaran tentang pengadaan CCTV yang murah dan berkualitas. Untuk contoh subject emailnya Anda bisa menulis “Proposal Penawaran CCTV” atau mungkin “CCTV Untuk Keamanan Rumah Anda”.

Mengenali Siapa Penerima Email Anda

Setelah menulis subject email, dalam menulis email resmi berikutnya adalah mengenali siapa penerima email Anda. Dengan mengenali siapa penerima email kita maka akan lebih mudah dalam menulis kalimat pertama dalam email resmi.

Secara umum ada 2 kategori penerima email, diantaranya :

  • Penerima email yang sudah dikenal. Untuk penerima email yang sudah dikenal pada email resmi ini Anda bisa menyebutkan nama mereka.
  • Penerima email yang tidak dikenal. Untuk penerima email yang tidak dikenal pada email resmi ini Anda cukup menyebutkan sapaan Bapak/ Ibu/ Anda saja.

Menggunakan Salam Pembuka Yang Tepat

Ini masih berhubungan dengan point sebelumnya, tentang siapa penerima email Anda. Untuk salam pembuka ini wajib kita gunakan ketika menulis email resmi. Ini sama seperti ketika kita bertamu ke rumah orang. Sebelum masuk maka kita wajib mengucapkan salam terlebih dahulu.

Untuk email resmi bahasa Indonesia, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :

  • Assalamu’alaykum
  • Dengan hormat
  • Yang terhormat
  • Yang kami hormati
  • atau bisa juga ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari + nama. Contoh : Yang terhormat Bapak Sholeh.

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surel, cukup tuliskan “Yang terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada pihak yang berkepentingan”.

Untuk email resmi bahasa Inggris, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :

  • Dear Sir/Madam
  • To whom it may concern
  • Dear Mr/Ms Jones

Yang perlu Anda hindari

Pada menulis salam pembuka email resmi ada beberapa hal yang perlu Anda hindari adalah jangan gunakan kata “Halo”, atau “Hai”, maupun salam pembuka tidak resmi lainnya. Perlu hindari juga pemakaian “Dear Diary,” atau “Dear Honey”.

Baca juga : 3 Hal Yang Perlu Dihindari Dalam Membuat Alamat Email Profesional

Memperkenalkan Diri (Mengirim Email)/Ucapan Terima Kasih (Membalas Email)

Pada email resmi, setelah mengucapkan salam biasanya dilanjutkan dengan memperkenalkan diri. Ini penting supaya penerima email tahu siapa Anda dan apa keperluan Anda. Terlebih lagi jika penerima email Anda adalah orang yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, manajer sumber daya manusia (HRD), ataupun instansi pemerintah.

Dalam memperkenalkan diri melalui email resmi, Anda bisa mengikuti contoh berikut ini :

  • perkenalan diri pada email resmi untuk lamaran pekerjaan :
    “Nama saya Muhammad Sholeh. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk melamar pekerjaan sebagai SEO Specialist di Emailkerja.”
  • perkenalan diri pada email resmi untuk penawaran kerja sama :
    “Perkenalkan, nama saya Muhammad Sholeh dari PT.  Kirim Email Indonesia. Melalui email ini saya ingin mengirimkan company profile dan portofolio perusahaan kami sebagai bahan pertimbangan Anda agar dapat bekerja sama dengan kami.”

Di atas adalah contoh kalimat untuk memperkenalkan diri pada email resmi. Namun ada juga saatnya kita mendapatkan email resmi terlebih dahulu. Maka dari itu kita perlu membalas email tersebut secara resmi juga dengan mengucapkan terima kasih terlebih dahulu. Untuk contohnya sebagai berikut :

  • Terima kasih Bapak Muhammad Sholeh atas email lamaran kerja yang Anda ajukan.
  • Terima kasih Bapak Muhammad Sholeh sudah mengirimkan company profile dan portofilio perusahaan Anda.
  • dan lain sebagainya.

Isi Email Resmi

Isi email ini merupakan bagian utama dan paling penting di dalam email resmi. Pada bagian isi email ini sebaiknya sampaikan secara lugas dan jangan bertele-tele sehingga membuat bingung penerima email.

Isi email resmi ini bisa Anda mulai dari menyampaikan informasi yang paling penting terlebih dahulu. Misalnya tujuan Anda menulis email resmi adalah untuk melamar pekerjaan, maka sampaikan maksud Anda pada bagian isi email ini.

Selain itu untuk menyampaikannya jangan terlalu sedikit jumlah katanya, karena ini email resmi bukan SMS yang hanya dibatasi sekitar 160 karakter. Juga jangan terlalu panjang isi email resminya.

Juga untuk penggunaan font dan ukurannya perlu kita perhatikan dalam menyampaikan isi email resmi ini. Usahakan pakai font strandar seperti Times New Roman, Tahoma atau Arial dan ukurannya jangan terlalu besar dan jangan pula terlalu kecil. Normalnya antara 12-15 untuk ukuran fontnya.

Penutup dan Ending

Di awal tadi email resmi kita ada salam pembukanya. Maka kita juga perlu mencantumkan salam penutup dalam email resmi yang kita tulis.

Untuk penutup email resmi kita bisa menggunakan contoh seperti berikut ini :

  • Atas perhatian Bapak Sholeh kami ucapkan terima kasih.
  • Demikian email dari saya terkait dengan penawaran CCTV. Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak tanyakan dengan membalas email ini. Atas perhatian dari Bapak Sholeh saya ucapkan terima kasih.

Sedangkan untuk ending email resmi ini biasanya terdiri dari kata-kata berikut ini :

  • Kind regards
  • Best wishes
  • Sincere regards
  • Best regards
  • Hormat Saya
  • Hormat Kami
  • Thank You
  • dan lain sebagainya.

Signature (Opsional)

Untuk email resmi signature ini bisa Anda gunakan bisa juga tidak. Biasanya signature ini hanya berisi informasi tentang jabatan Anda dan juga alamat kantor. Contohnya seperti berikut ini :

Muhammad Sholeh
PT. Kirim Email Indonesia, Tbk
Wisma Monex 9th Floor
Jl. Asia Afrika 133-137, Bandung 40112
Jawa Barat – Indonesia
Phone : (022) 873-211-38

Demikian pembahasan kami tentang cara menulis email resmi beserta contohnya ini. Mudah-mudahan bermanfaat untuk Anda dan sampai bertemu di artikel berikutnya. Dan jika ada yang kurang jelas, pertanyaan atau tanggapan terkait tulisan ini silakan tinggalkan pesan pada kotak komentar di bawah ini.

Leave a Reply

Close Menu