Email group adalah sebuah fitur dimana satu alamat email bisa digunakan oleh lebih dari dari satu mailbox untuk berbalas pesan tanpa harus logout dari dashboard mailboxnya.
Ada banyak sekali penerapannya di dalam bisnis. Salah satu contohnya adalah untuk email customer service. Untuk lebih memahami bagaimana cara kerja email group ini Kami gambarkan dengan ilustrasi berikut ini.
Katakanlah Anda mempunyai beberapa anggota tim, dimana masing-masing punya satu alamat email. Sebut saja ada :
Supaya menjadi satu kesatuan dan tidak kehilangan konteks dalam melayani pelanggan, maka perlu dibuat satu alamat email khusus untuk berbalas pesan dengan pelanggan Anda. Contohnya : [email protected].
Dengan fitur Email Group ini memungkinkan kelima anggota tim tadi bisa berbalas pesan dengan email [email protected] tanpa harus logout dari dashboard emailnya masing-masing.
Di Emailkerja Anda bisa menggunakan Email Group ini dengan mudah tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
Cara Menggunakan Email Group di Emailkerja
Untuk menerapkan Email Group di Emailkerja, ada 3 tahap yang perlu Anda lakukan, diantaranya :
- Membuat email alias.
- Menambahkan email identitas.
- Pengaturan balasan.
Tahap 1 : Membuat email alias
Tahap pertama adalah membuat email alias. Untuk caranya silakan ikuti langkah-langkah berikut ini :
- Login ke halaman member.kirim.email.
- Klik tombol Manage Domains.
- Klik tombol Manage di kolom Action pada domain yang ingin Anda gunakan untuk Email Group.
- Selanjutnya Anda akan masuk ke dashboard Emailkerja. Pada halaman ini Klik tab Aliases lalu klik tombol Create New Alias.
- Tuliskan email alias Anda pada field Alias address. Contoh : support. Sehingga contoh hasilnya menjadi [email protected].
- Pada field Go to address, tuliskan alamat email dari anggota tim Anda. Boleh lebih dari 1 alamat email dan pisahkan dengan koma. Contohnya : [email protected],[email protected],[email protected].
- Klik tombol Save.
- Klik tombol OK pada notifikasi sukses.
- Selesai.
Tahap 2 : Menambahkan email identitas
Untuk menambahkan email identitas silakan ikuti langkah-langkah berikut ini :
- Login ke dashboard inbox masing-masing alamat email yang sudah ditambahkan di alias.
- Klik tombol Settings.
- Klik menu Identities lalu klik tombol Create.
- Tuliskan email alias yang sudah Anda tentukan pada field Email.
- Klik tombol Save.
- Setelah berhasil maka email identitas Anda akan berjumlah lebih dari 1.
- Selesai.
Catatan : Supaya terlihat siapa yang mengirim/membalas email, silakan isi field Signature dengan “reply by” atau sejenisnya. Penerapan nya lihat di gambar terakhir halaman ini.
Tahap 3 : Pengaturan balasan
Tahap terakhir adalah pengaturan balasan. Ketika ada email masuk ke alamat [email protected], maka email akan masuk ke semua tim. Supaya tim lain juga mendapatkan notifikasi sudah ada balasan dari CS maka perlu ada pengaturan. Adapun pengaturannya sebagai berikut :
- Login ke mailbox.
- Pilih email masuk yang akan dibalas.
- Klik menu Reply.
- Pastikan from nya adalah email alias Anda. Dan tambahkan Lampirkan/CC juga alamat email alias Anda.
- Tulis email balasan lalu klik tombol Send.
- Selesai.
Hasil balasan dari tim yang pertama kali membalas pesan, dilihat dari inbox tim lainnya adalah seperti berikut ini :
Jika sudah terjadi banyak percakapan maka hasilnya seperti pada gambar berikut ini :
